オフサイトミーティングの質を高めるコツ

オフサイトミーティングとは、「気楽にまじめな話をする場」である。

 

この場には、「これが答えだ」というのはない。

最初からわかっている結果に導こうとするものでもない。

 

オフサイトミーティングの場は、考えるきっかけをつくることが目的である。

互いに刺激し、知恵を引き出し合う場であり、頭の使い方を鍛える場でもある。

 

オフサイトミーティングとは、本来、欧米の組織開発分野で用いられていた言葉で、
「場所を離れる」という言葉通り、場所を変えて会議を行うことである。

最近では、必ずしも場所を変えることにこだわらず、

日ごろの当たり前や立場を離れて考えることに、重きが置かれている。

 

オフサイトミーティングで効果を出すためには５つのコツある。

初めてオフサイトミーティングを行うときは、社外で開催する方がよい。

社内のいつもの会議室では、いつもの業務遂行モードから離れられない。

移動することで、非日常感を演出するのが効果的である。

 

遠くに行けない場合は、ホテルの会議室などがよい。
社外に出ることが難しければ、いつもと違う場所、

たとえば、食堂、他部門の会議室などを使ってみよう。

 

ファシリテーターの立ち居振る舞いによって、場の雰囲気は大きく変わる。

オフサイトミーティングの中身は、参加者が共同でつくっていくもの。
ファシリテーターは、場を仕切るのではなく、
聴く姿勢を大切にして、中立の立場、参加者として振る舞う。

そうすることで、参加者が構えることなく、自然に話ができるようになる。

オフサイトミーティングでは、個人の思いを深く知って多様な意見を出し合う。

話し合いの規範をつくるために、

ミーティングの冒頭で「グランドルール」を示し、参加者全員で合意する。

 

例えば、 

✓相手に関心をもって話をじっくり聴く

✓相手の意見を否定しない

✓率直に自分の言葉で伝える

✓肩書や立場をいったん外してみる

✓伝えることをあきらめない

 

参加者は、このルールによって、通常の会議とは違うということを認識できる。

 

最初のミーティングでは、ちょっと深い自己紹介をする。

お互いを知るために、自分のことを語って聴き合う。

 

参加者相互の人となりや生き方にふれることで、

心理的な距離が縮まり、人の話に耳を傾けやすくなる。 

自分が思っていることも、口に出して伝えやすくなる。

 

ミーティングの冒頭に、参加者全員にひと言ずつ話してもらう。

そうすることで、参加者同士の気持ちがつながり、集中力が高まる。

 

ミーティングの終了時も、一人ひと言で締めくくる。

このミーティングからどんな気づきを得たか…

それぞれが今、思うことを自分の言葉で話して、皆が耳を傾ける。

その気づきが、次のアイデアや行動につながる。

 

社内の今の会議の質や生産性に疑問を感じたら、

オフサイトミーティングを取り入れるのも有効な手段である。