仕事中の「ムダ時間」の中で、大きな比率を占めているのは、
探し物をしている時間だと言われている。
目当ての資料がなかなか見つからず、
キャビネットや引き出しのあちこちをゴソゴソ…
結局、貴重な時間をムダに使ってしまう。
紙の資料の場合であれば、いったんすべてを外に出して、
１．よく使うもの
２．ときどき使うもの
３．普段は使わないがいずれ使うかもしれないもの
４．使わないもの
の４段階に分類しよう。
次に使用する場面での「動線」を想像して置き場所を決める。
例えば、
よく使うものはデスク上のファイルボックスへ、
たまに使うものは引き出しの手前、あまり使わないものは引き出しの奥へ、
といった具合である。
よく使うものについては、使って戻すときに、
ファイルボックスの「一番右」に差し込んでいくのがよい。
再度使うときには、ファイルの右側を探ればすぐに見つかる。
使用頻度が低いものは次第に左側に集まるってくるので、
タイミングを見て、引き出しに移すか、処分するかの判断をする。
人は、手に持っているものをどこにしまえばいいかわからないと、
とりあえずそのあたりに置いてしまうもの。
その結果、必要になったときに探し回る「ムダな時間」が発生する。
収納する場所決めて、そこに収納することを習慣づけておけば、
探す、出す、戻すの「動線」を最短化することができる。
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